Asiento Comprobante

Esta opción es para la caja chica, desde aqui podrá crear asientos.

Primero verifique el comprobante de la caja chica, esto se encuentra en la factura en la ficha Otros, casilla otro, tal como se muestra en la siguiente figura:





Primero ingrese el comprobante en la casilla correspodiente, seleccione Compra o Venta y presione el botón Filtro, para llenar la tabla con los registros solicitados.

Individual.- esta opción creará un asiento por cada registro.

Resumen.- Crea un solo asiento agrupando todo lo que existe en los comprobantes de acuerdo a las cuentas del grupo de articulo. Al dar clic le aparecerá el siguiente mensaje:



Factura.- Este botón lo llevará a la pantalla de Facturas y le mostrará el registro de la línea seleccionada del listado.

Asiento.- Este botón lo llevará a la pantalla del asiento y le mostrará el registro de la línea seleccionada del listado.

Asiento de Retención.- Crea el asiento de la retención.

Depuración

Esta opción le permitirá depurar los errores contables, de una manera rápida.

Ficha:Contabilidad



Período.- Seleccione el período de la lista desplegable.

Desde, Hasta.- Si ha seleccionado un mes en la casilla período, las casillas desde y hasta se llenan automáticamente, caso contrario ingresa las fechas.

Asientos no Cuadrados.- Haga un clic sobre el botón y mostrará todos los asientos no cuadrados, con respecto a las fechas especificadas en la parte superior.

Cuentas no Asignadas.- Haga un clic sobre el botón y mostrará todos las cuentas no asignadas, esto es muy importante ya que sino está completa la asignación la generación de los asientos no será la adecuada.


Ficha: Corrección



Primero debe seleccionar el período

Centro de Costo a Línea de Asiento.- Permite reemplazar los centros de costos en las líneas con los centros definidos en el asiento cuando la línea está vacía.

Proyecto a Línea de Asiento.- Cumple la misma función que el centro de costo por línea, pero con la opción de Proyecto.

Asientos por Período

En esta pantalla podrá generar los asientos de las diferentes transacciones que se muestran en la parte izquierda de la pantalla, por períodos (diario, semanal, mensual).

Desde y Hasta.- Permite elegir las fechas

Asiento de Retención.- Esta opción debe marcala en el caso de que desee generar los asientos de retenciones de Ventas o Compras

Todo Centro de Costo.- Si la casilla está marcada se generarán los asientos de toda la empresa, para seleccionar un centro de costo específico desmarque la casilla y seleccione el centro de costo de la lista desplegable.

Todo Proyecto.- Funciona igual que todo centro de costo.

Individual.- Genera un asiento por cada registro, si alguno ya está creado lo sobreescribe.

Generar.-Al presionar se generarán los asientos de acuerdo a la información especificada. Aparece un cuadro de diálogo, haga clic en Sí y espere unos segundos mientras termina el proceso.

Cierre de Período

Se utiliza al final de un período contable, con esta opción las cuentas de ingreso y de egreso quedan en cero mediante la creación de un asiento que se ubica al final de todos los asientos creados.



Fecha.- Permite seleccionar la fecha, por defecto aparece la fecha del sistema.

Centro de Costo.- Si la casilla está activada, quiere decir que están seleccionados todos los centros de costos (en caso de tenerlos), caso contrario puede seleccionar solo uno de la lista desplegable.

Aceptar.- presione este botón para iniciar el cierre de período.

Comparación

Ficha: Opciones



Desde, Hasta.- Elija el período.

Seleccione la Cuenta, dependiendo de la comparación que vaya a realizar; por ejemplo, para Comparar Inventario debe elegir una cuenta de inventario, y para Comparar CxC seleccione una cuenta por cobrar. Luego presione los botones correspondientes y se llenará la tabla con la información solicitada.

Asiento.- Al presionar el botón lo llevará directamente al registro del asiento seleccionado de la lista.

Factura.- Al presionar el botón lo llevará directamente al registro de la factura seleccionado de la lista.

Ficha: Correcciones


Esta opción es útil al momento de encontrar errores, por ejemplo cuando aparecen en los balances cifras negativas, por medio de esta pantalla podrá corregirlos.

En esta ficha aparecerá el mismo listado que se genero en la ficha Opciones, desde aqui haga las correciones necesarias.

Retenciones

Ficha Reportes

Período.- Seleccione el período de la lista desplegable.

Desde, Hasta.- Si ha seleccionado un mes en la casilla período, las casillas desde y hasta se llenan automáticamente, caso contrario ingresa las fechas.

Compras.- Seleccione compras si quiere ver las retenciones que se han generado por compras.

Ventas.- Seleccione ventas si quiere ver las retenciones que se han generado por ventas.

Fecha de Retención y Fecha Contable.- Seleccione el tipo de fecha por el que desea ver el reporte.

Retención Iva, Retención Renta.- Si tiene marcarda la casilla aparecerán en el reporte todos los códigos, sino está marcada puede seleccionar una opción de la lista desplegable.






Todas, Anuladas, No Anuladas.- Solamente podrá seleccionar una de estas opciones.



De esta lista desplegable seleccione el tipo que desea ver, si elige Todos aparecerán las que aplican y las que no aplican.

Reporte Renta.- Muestra el reporte de renta tal como se muestra en la pantalla.



Reporte Iva.- Muestra el reporte de iva tal como se muestra en la pantalla.


Retenciones- Al dar clic en este botón le mostrará las retenciones.



Ficha: Listado

Generar.-Permite generar el listado.

F.- Este botón lo llevará a la factura de la línea seleccionada en el listado.

A.- Este botón lo llevará al asiento de la línea seleccionada en el listado.

R.- Este botón lo llevará a la retención de la línea seleccionada en el listado.

Renta e Iva.- Elija una de las opciones de acuerdo a lo que desee ver.


Ficha: Reemplazar



Reemplazar.- Permite cambiar la información de las líneas de acuerdo a la información ingresada en los campos que se describen a continuación.

Serie.-Ingrese el número de la serie por el que desea reemplazarlo.

Autorización.-Ingrese el número de la serie por el que desea reemplazarlo.

Reemplazar solo vacíos.- Active esta casilla si quiere solamente afecte a los registros que tienen la serie y autorización en blanco, si desa que afecte a todos los registros de la lista debe desactivarla.

Generar.-Permite generar el listado.

Grabar.- Presione este botón una vez que haya realizado todos los cambios.

Factura.- Este botón lo llevará a la factura de la línea seleccionada en el listado.

Asiento.- Este botón lo llevará al asiento de la línea seleccionada en el listado.

Retención.- Este botón lo llevará a la retención de la línea seleccionada en el listado.

Formularios

Ficha: Formulario 104



Período.- Seleccione el período de la lista desplegable.

Desde, Hasta.- Si ha seleccionado un mes en la casilla período, las casillas desde y hasta se llenan automáticamente, caso contrario ingresa las fechas.

Formulario 104.- Genera el archivo .xml que se debe subir al dimm formulario, se crean automáticamente si se ha ingresado las opciones compras, ventas y devoluciones. Estos archivos se generan en el directorio C:\Blasar

Reporte 104.- Muestra el reporte del formulario 104

Generar.- De clic en este botón para generar el listado, desde ahí podrá hacer las correciones necesarias.

Factura.- Este botón lo llevará a la pantalla de Facturas y le mostrará el registro de la línea seleccionada del listado.


Ficha: Formulario 103



Período.- Seleccione el período de la lista desplegable.

Desde, Hasta.- Si ha seleccionado un mes en la casilla período, las casillas desde y hasta se llenan automáticamente, caso contrario ingresa las fechas.

Formulario 103.- Genera el archivo .xml que se debe subir al dimm formulario, se crean automáticamente si se ha ingresado las opciones compras, ventas y devoluciones. Estos archivos se generan en el directorio C:\Blasar

Reporte 103.- Muestra el reporte del formulario 103.

Generar.- De clic en este botón para generar el listado, desde ahí podrá hacer las correciones necesarias.

Asiento.- Este botón lo llevará a la pantalla de Asientos y le mostrará el registro de la línea seleccionada del listado.

Factura.- Este botón lo llevará a la pantalla de Facturas y le mostrará el registro de la línea seleccionada del listado.

Retención.- Este botón lo llevará a la pantalla de la retención y le mostrará el registro de la línea seleccionada del listado.

Anexo Transaccional

Período.- Permite elegir los meses del año.

Desde, Hasta.- Permite ingresar las fechas, si ha seleccionado un mes en la casilla período, las fechas automáticamente se reflejan en las casillas Desde y Hasta.

Excluir Ventas.- Esta opción se utiliza en caso de que tenga un sistema de facturación independiente de Blasar.

Generar.- Este botón genera el archivo .xml que se sube al dimm, esta opción nos ayuda a detectar los errores u omisiones que son importantes para la generación del archivo.
Si al generar el archivo nos muestra un error, nos envía al documento para la respectiva corrección.

Repetidos.- Nos indica si hay algún tipo de repetición, por ejemplo verifica si en alguna retención hemos escogido dos veces el mismo código, etc.

Rep. clientes.- Esta opción nos facilita poder ubicar a los proveedores o clientes los cuales tengan un mismo Ruc pero con diferente nombre, o poder llenar de manera automática con clic derecho todos los clientes a los cuales le hayamos puesto la opción de RUC CLIENTE CONSUMIDOR FINAL, y ese espacio se llenará con 9999999999999.

Avanzado.- Si presionamos esta opción tendremos la siguiente pantalla. Aquí podrá modificar los errores que podamos haber cometido sin necesidad de ir por cada factura.

Ficha: Filtro



Todo comprobante.- Permite seleccionar de la lista desplegable el tipo de comprobante que desea filtrar, si marca la casilla se filtrarán todos los comprobantes.



Todo Cred. Tribut.-Permite seleccionar una de las opciones de la lista desplegable.



Todo cliente.- Podrá filtrar un cliente o todos los clientes.

Desde, Hasta.- Período en el que se quiere realizar la consulta.

Filtro.- Presione este botón una vez que haya seleccionado todos los criterios, la información solicitada se reflejará en la tabla.

Grabar.- Permite grabar los cambios realizados.

Excel.- Permite exportar la información a un archivo de Excel.


Ficha: Reemplazo



Reemplazar Combrobante.- Seleccione el tipo de comprobante

Reemplazar Cred. Tribut..- Seleccione una de las opciones de la lista desplegable.

Serie, Fact. Aut.- Ingrese los números correspondientes para reemplazar.

Reemplazar solo en vacíos.- Si marca la casilla solo cambiarán los registros que tengan espacios en blanco en serie y autorización.

Factura.- Haga clic para ir a la factura del registro seleccionado

Caducidad.- Ingrese fecha de caducidad.


Ficha: Error Cédula



Desde esta pantalla podrá verificar las cédulas erroneas ingresadas en el sistema, tanto de clientes como de proveedores.

Bloquear Asientos

Impide modificaciones anteriores a la fecha que se ingresa; si posteriormente se necesita editar un asiento, facturas o pagos deberá accesar a esta opción y activar el botón de Permitir.

Primero seleccione la fecha, marque el icono de Impedir y haga clic en el botón Aceptar se presenta el siguiente mensaje, al presionar Si confirma los cambios.



Si cambia de opinión y desea modificar algunos asientos anteriores a la fecha indicada, haga clic en Permitir, presione aceptar,y luego confirme la acción en el cuadro de diálogo haciendo en clic en el botón Sí .

Asignación de Cuentas

En esta opción del ménu se deben asignar las cuentas del Plan de Cuentas de la empresa a las cuentas maestras internas del sistema Latinium, esto con la finalidad de que los asientos autómaticos generados por compras, ventas, costos, gastos, inventarios o activos fijos afecten a las cuentas de la empresa correctamente.

Las cuentas que terminan en punto en el plan de cuentas son las de agrupación y no deben salir, solo puede elegir las cuentas de movimiento.

Si comete un error al asignar la cuenta presione el botón No Asignar.

Presupuesto

En esta pantalla se definen las partidas presupuestarias que incluyen a las cuentas de presupuesto definidas en el plan de cuentas. Se debe ingresar la fecha de creación, el nombre de la partida y si se necesita, el centro de costo al que se va a afectar con esa partida .

Fecha.- Automáticamente aparece la fecha del sistema, si desea ingresar otra fecha haga un clic sobre el icono de la casilla y seleccione del calendario la fecha deseada.

Centro de Costo , Proyecto.- Permite seleccionar el centro de costo y el proyecto de la lista desplegable, en caso de tenerlos.

Código.P.- Permite seleccionar el código de la cuenta.

Debe y Haber.- Aquí debe ingresar los valores en dólares.

Detalle.- Le permite escribir un detalle por cada línea.

Adicionalmente se encuentra la barra de herramientas con las opciones básicas.

Conciliación Bancaria

La conciliación bancaria nos sirve para comparar entre los valores reales que tenemos en el banco con los valores que tenemos de contabilidad. Para que una cuenta salga en el listado del estado de cuenta tiene que previamente haber estado ingresada en Contabilidad-Cuentas corrientes.


Filtro.-Permite que se llene la tabla de acuerdo a las fechas ingresadas y la cuenta seleccionada, mostrará todos los moviemientos de los cheques

Imprimir.-Imprime el Estado de Cuenta con los parámetros que deberán ser ingresados en la siguiente pantalla



Automática.-Para la conciliación automática necesito un archivo de excel que corresponda a las columnas a las indicadas en la pantalla. Si todo coincide el sistema pone visto en el estado de cuenta en caso de que exista una diferencia eso se muestra en la columna errores.

Asiento.- Este botón lo lleva al asiento generado.

Grabar.-Permite guardar la conciliación bancaria.

Cuenta.- Permite elegir la cuenta corriente que desea conciliar.

Todos los no confirmados.- Si se habilita la casilla se agregarán a la lista los movimientos que no están confirmados de todas las fechas anteriores a las que pedimos el filtro.

Reportes de Contabilidad

Cuando se realiza una transacción o asiento tanto los mayores como los balances de la cuentas son actualizados automáticamente.

En esta pantalla se visualizan las diferentes opciones que tiene el usuario para obtener reportes de todo lo relacionado a la contabilidad de la empresa como se muestra a continuación:


Diario General.- Muestra todos los movimientos contables, asiento por asiento, que se han realizado en un determinado período indicado por el usuario. En los filtros de la pantalla de Reportes se puede escoger el tipo de asiento para que se desplieguen solo Ingresos, solo Egresos u otros tipos de asientos establecidos por el usuario.

Mayor General.- Muestra todos los movimientos contables, cuenta por cuenta, realizados en un determinado período indicado por el usuario. En los filtros de la pantalla de Reportes se puede escoger una determinada cuenta para que aparezca solo el mayor de dicha cuenta desactivando el visto en la opción Todas las Cuentas. Además desactivando las dos primeras opciones, se puede escoger un rango de cuentas. Por último, los mayores de una o varias cuentas pueden ser discriminados por Tipos de Asiento

Balance de Comprobación.- Muestra el balance de comprobación de la empresa a una determinada fecha seleccionada por el usuario.

Balance General y de Resultados.- Muestra estos balances a una determinada fecha indicada por el usuario.

Todos los reportes pueden ser mostrados entre fechas indicadas por el usuario o por los lapsos determinados en la siguiente pantalla:


Si desea un detalle más especifico de los reportes, seleccione las opciones de la lista desplegable Reporte que está ubicada debajo de los filtros de la pantalla.

Con esta opción podrá ver los balance en diferentes niveles.

Asientos

Aquí nos permitirá ingresar, editar y eliminar los diferentes tipos de asientos y a su vez se registrarán los asientos automáticos generados por el sistema.

Para crear un asiento damos clic en el botón nuevo que se encuentra en la barra de herramientas, en la que empezaremos por elegir el tipo de asiento que se despliega en la parte superior izquierda.
Cabe recalcar que podrá eliminar varias líneas a la vez esto simplemente marcando simultáneamente todas las que necesite borrarlas, después de eliminadas no podrá recuperar la información.

Si solo quiere borrar una línea marquela y presione la tecla Del o haga un clic en el Botón - que aparece en la parte inferior de la pantalla.

En caso de no poder guardar el registro, es porque le falta un dato como por ejemplo la descripción o el asiento no está cuadrado. Posicione el cursor en la advertencia le indicara la razón del porque no se guarda.
En este caso podrá observar que el asiento no está cuadrado y el mensaje que nos indica es “Suma de Columna Debe y de Haber tiene una diferencia de -10” como nos muestra la siguiente pantalla:



Para cuadrar el asiento presione la tecla FIN.

ENCABEZADO DEL ASIENTO

Código.- El código aparece después de guardar el asiento

Descripción.- Si da clic en el botón de Descripción lo llevará directamente al cliente o proveedor, al dar clic en el botón Aceptar el nombre pasa a la descripción del asiento.

Número.- Si genero el asiento desde una factura, automáticamente se llena esta casilla, con la numeración de dicho comprobante. Al dar un clic en el botón Número irá al comprobante al que se hace referencia.

Cheque.- Llene esta casilla en caso de que el tipo de asiento sea Egreso,si presiona el botón Cheque lo lleva a la pantalla de Cuenta Corriente

Centro de Costo.-Seleccione el centro de costo al que afectaría el asiento. Si desea crear un Centro de Costo presione el botón y aparecerá la pantalla de Centro de Costo.

Proyecto.- Seleccione el proyecto de costo al que afectaría el asiento.Si desea crear un Proyecto presione el botón y aparecerá la pantalla de Centro de Proyecto.

Notas.- puede agregar un comentario adicional o nota de referencia.

Ciudad.- Seleccione la ciudad.

DETALLE DEL ASIENTO

Código.-Permite escoger una cuenta contable por código.

Descripción.- Permite escoger una cuenta contable por nombre.

Debe y Haber.- Permite ingresar los movimientos de las cuentas.

Detalle.- Permite ingresar una descripción adicional por cada línea de asiento la misma que aparecerá en el mayor general de la cuenta luego de la Descripción principal del asiento.



BARRA DE HERRAMIENTAS

Buscar Registro .- Permite buscar un asiento mediante varios criterios que se muestran en la siguiente pantalla:

Editar.- permite modificar un asiento contable siempre y cuando en Herramientas, Menú, Contabilidad, Generales, Asientos este activado la opción Editar, tambien deberá revisar las opciones de editar solo información del día, editar solo información del día de ingreso, cambiar fecha y cambiar período, la opción cambiar numeración bloquea el tipo y el código del asiento.

Si no puede cambiar el período, verifique en Archivo-Propiedades-Contabilidad si la fecha del asiento está dentro del período contable.

Otra verificación que debe realizar es que no este bloqueado el asiento.

Eliminar.- Permite anular el registro, al dar clic aparece un cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Sí y en la parte superior de la pantalla aparece la palabra ANULADO, tal como se muestra en la figura. En el caso de querer quitar el estado de anulado de un clic derecho sobre el botón y podrá restaurar el registro.





Si desea eliminar el registro por completo, vuelva a hacer clic en el botón Eliminar, aparecerá un cuadro de diálogo de advertencia indicando que no se puede revertir el proceso tal como lo muestra la figura. Tenga en cuenta que para poder borrar un registro primero debe estar anulado.



Imprimir.- Muestra la vista previa del reporte y luego puedo enviarlo a imprimir, para imprimirlo directamente haga un clic derecho, tenga en cuenta que para esto debe haberlo definido en Tipo de Asiento, en caso de no haberlo hecho el sistema lo enviara a la pantalla para que lo modifique.

Nuevo.-
Permite crear un nuevo registro,si da un clic derecho sobre el botón se hace una copia del asiento. Este botón se convierte en el botón guardar

Deshacer.- Si ha cometido errores, presione este botón y se borrarán.

Auditoria.- Muestra un reporte de las acciones realizadas por el usuario.

Impresión de Cheque.- El cheque se imprime en ingresos y egresos, si no existe una cuenta en el asiento que tiene el cheque se abre la pantalla de Cuenta corriente para poder crearla, si el valor es cero se indica que no se puede imprimir sin valor.

Al imprimir el cheque si hay varias cuentas imprime la primera

Saldo de Cuenta Seleccionada.- Muestra el saldo de una cuenta. Con un clic derecho en el botón de saldo lo llevará a la distribución porcentual del asiento.



Plan de Cuentas.- Este botón lo lleva al plan de cuentas, si se agrega o se modifica algo esto se refleja en los asientos.

NOTA.- Para realizar todas estas acciones debe tener otorgado los permisos necesarios, estos se asignan en Herramientas-Seguridad-Menú

Por ejemplo: Si en seguridades no está activo Buscar desaparece la barra de movimiento, si desea reimprimir deberá tener habilitada la opción en las seguridades.